Am Freitag, den 6. Oktober 2023 durfte ich einen Impulsvortrag über KI in Sales und Marketing vor den Studenten der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (TH OWL) halten. Im Rahmen einer Blockveranstaltung KI konnte ich meine Praxis- Erfahrungen aus dem Einsatz von KI im Alltag in Unternehmen vorstellen.

Für die Studenten der Fachhochschule – für die ein Praxisbezug Gold wert ist – war es das Highlight der Woche, so dass ich mich entschlossen habe, die Inhalte auch mit Euch zu teilen.

Anwendungsszenarien im Sales

Ich arbeite in einem IT Systemhaus und habe dort viel mit Kunden und Projekten zu tun. Wo passt hier KI in die Sales Arbeit? KI unterstützt mich in vielen Bereichen, auch ohne dass ich interne Daten öffentlich mache.

Informationsbeschaffung

Hintergrundinformationen über neue Kunden

Ein Bereich, in dem KI meine Arbeit enorm effizienter gemacht hat, ist der ganze Bereich der Informationsbeschaffung. Bei einer neuen Kundenanfrage (ja, wir erhalten regelmässig Anfragen über unsere Webseite) kann ich mir mit ChatGPT und der BING Integration sehr schnell einen Überblick über das Unternehmen machen. Es braucht dazu auch keine komplex konstruierten Prompts, ich frage einfach ChatGPT „kannst du mir etwas über die Firma XY in der Stadt 123 erzählen“. Das reicht schon aus, um in zwei Minuten einen Überblick über dieses Unternehmen zu bekommen – jedenfalls in all den Fällen, in denen Informationen auch öffentlich verfügbar sind. Grösse, Mitarbeiteranzahl, Branche, die wichtigsten Kennzahlen bekomme ich so, ohne lang im Internet auf zig Links zu recherchieren und mir die Informationen zusammen zu suchen.

Technologie Recherche

Gleiches gilt für Technologie-Recherchen. In einem IT Systemhaus setzt man viele verschiedene Technologien ein und es ist als Verkäufer nicht möglich, deep-dive Knowledge zu jeder Technologie zu haben.

Man bekommt in den meisten Fällen tatsächlich einen fundierten Einblick in diese Technologien und kann sich die Ergebnisse dann gezielt auf das Kommunikationsprofil des Kunden anpassen lassen.

Datenanalyse

Ebenfalls eine sehr effiziente Methode ist die Datenanalyse (von öffentlich verfügbaren Datenquellen) mit der „Advanced Data Analysis“ und die Extraktion von Inhalten aus umfangreichen PDFs mit „AskYourPDF“. AskYourPDF ist mittlerweile auch als Browser-PlugIn erhältlich – ich kann einfach die URL eines PDF dort eingeben und mir eine Zusammenfassung mit z.B. 400 Worten, die wichtigsten Highlights des Dokuments oder die 5 wichtigsten Erkenntnisse zusammenstellen lassen. Bei einem PDF mit 124 Seiten ist das wirklich eine grosse Erleichterung, man kann sich sehr schnell einen Überblick verschaffen und dann gezielt in dem Dokument nach den Informationen, die für einen selbst relevant sind, recherchieren.

Gleiches gilt für die Datenanalyse, ich habe mir z.B. einen Bericht der EU zur wirtschaftlichen Entwicklung der Länder in Europa analysieren lassen, um Trends in einzelnen Branchen, Regionen oder Ländern aufzudecken und gezielt für die Verwendung bei bestimmten Kunden zu nutzen. Man wird – mit einem entsprechenden fachlichen Know-How vom Kunden als kompetenter Gesprächspartner akzeptiert, was es deutlich einfacher macht. Dieses fachliche Hintergrundwissen habe ich mir früher sehr aufwändig erarbeiten müssen, mit KI geht das massiv viel schneller und lässt mir Zeit, für andere wichtigen Aufgaben.

Text Generierung

KI kann bei der Text Generierung leider mit einem wirklich guten Textern noch nicht mithalten. Aber es kann nicht so gute Texter dazu befähigen, sehr viel bessere Texte zu schreiben. Wozu benutze ich KI bei der Text Generierung?

E-Mail Anfragen

Es gibt sehr viele Bereiche, wo ich es heute einsetze. Generierung einfacher Email-Antworten, mit einem vorbereiteten Prompt kann ich ein personalisiertes Antwortmail in 10 Sekunden generieren, E-Mail-Adresse, Name und Vorname eingeben und schon ist das E-Mail fertig zum Versand. Ich könnte so etwas natürlich auch mit Textbausteinen oder E-Mail Vorlagen erreichen. Es ist nur deutlich schneller und einfacher, wenn ich es mit ChatGPT erledigen lasse.

Ich bin noch nicht soweit, dass ich Tools, wie z.B. Zapier, nutze, um diese Prozesse komplett zu automatisieren. Dazu sind die Anfragen bei mir nicht häufig genug. In einem Produktionsunternehmen, einem Distributor oder Grosshändler, der täglich fünfzig oder hundert Anfragen erhält, lohnst sich so etwas extrem. Einfache Anfragen können über Standard-Antworten kompetent und immer mit der gleichen Freundlichkeit bedient werden und die komplexeren Anfragen werden an einen Experten weiter geleitet.

Einleitungstexte oder Zusammenfassungen

Für umfangreiche Konzepte benötige ich oft eine Einleitung und eine Zusammenfassung. Hier kann ChatGPT helfen, die eigene Kreativität zu fördern, zu unterstützen oder einfach auch nur, um ein Grundgerüst für einen Text zu erstellen.

„Erstelle mir für ein Konzept über die Einführung einer [Technologie oder Software] Lösung einen einleitenden Text mit ca. [Anzahl der Wörter] über den Nutzen und die wichtigsten 3 Vorteile dieser Lösung.“

Da kommt dann sehr schnell ein Entwurf raus, der sich einfach anpassen lässt und einem die Zeit spart, sich damit intensiv auseinander zu setzen. Ein Profi in diesem Gebiet mag es leicht fallen, einen solchen Text aus dem ff zu schreiben, unterstützend wirk das am meisten, bei Personen die in diesem Thema eben nicht zu 100% drin sind.

Kreative Unterstützung

Kennt ihr das? Ihr sitzt vor einem Thema und ihr habt einfach keine zündende Idee für die Headline oder den E-Mail Betreff? Wie bringe ich die Leser dazu, einen Post zu öffnen, weiter zu lesen oder ein Mail zu öffnen?

Hier bediene ich mich gern bei ChatGPT. Ihr hab vermutlich schon gemerkt, dass ich sehr intensiv mit ChatGPT arbeite. Das funktioniert natürlich auch mit anderen generativen KIs, für mich liefert ChatGPT immer noch die besten Ergebnisse.

Wie unterstützt mich jetzt ein ChatGPT in meiner Kreativität? Ich lasse mir einfach zu einem Thema 10 kreative Headlines von ChatGPT generieren. Den Stil und die Form gebe ich vor. Die Ergebnisse sind wirklich erstaunlich.

Gleiches gilt für die Erstellung von Betreffzeilen. Ich benutze es oft, um mir verschiedene Betreffzeilen für E-Mail Newsletter generieren zu lassen, um anschliessend dann A/B-Tests zu machen. Ich hätte nicht erwartet, dass es einen so grossen Unterschied machen kann und nachdem ich festgestellt habe, dass die Öffnungsrate um 5 – 10 Prozentpunkte höher ausfallen kann, nutze ich das konsequent.

Experten-Chat

ChatGPT eignet sich hervorragend als Chat-Partner für einen Experten-Chat. Zur Vorbereitung auf ein Kundengespräch bitte ich ChatGPT einfach, sich in die Rolle meines Kunden hineinzuversetzen, Position, Firma, Branche und Besonderheiten des Projekts als Kontext hinterlegt und dann lasse ich mir 10 mögliche Bedenken meines virtuellen Gesprächspartners generieren. Natürlich drehe ich danach die Situation herum und lasse mir auch noch die passenden Einwandbehandlungen dafür generieren. So bin ich für ein Gespräch optimal vorbereitet und es passiert selten, dass dann in einem tatsächlichen Kundengespräch noch grosse Überraschungen passieren.

Wie bereitest Du Dich auf Kundengespräche vor, bei denen Du schwierige Verhandlungen erwartest?

Die gleiche Technologie kann man natürlich auch für Vorstellungsgespräche nutzen – als Bewerber und als Unternehmen. Ihr werdet überrascht sein, wie professionell ihr plötzlich auf die Fragen Eures Gegenüber antworten könnt.

Ein letztes Szenario für einen Experten-Chat sehe ich in der Vorbereitung für Tele-Sales Kampagnen. Hier lässt sich schnell, einfach und effizient ein Gesprächleitfaden entwickeln, der dabei hilft, Hürden beim Angerufenen zu überwinden, Neugier zu wecken und Terminvereinbarungen zu generieren.

Ausblick

In der nächsten Woche werde ich diesen Artikel fortsetzen, mit den Anwendungsszenarien, die ich im Marketing-Bereich umgesetzt habe, wie ihr davon profitieren könnt, welche Herausforderungen und Chancen ich sehe.

Alle oben genannten Technologien könnt ihr selbst ganz einfach ausprobieren. Wenn Ihr in die professionelle Umsetzung kommen und Euch dabei Zeit sparen wollt, sprecht mich einfach an. Die professionelle Realisierung dieser Technologien erspart Euch sehr viel Zeit, verkürzt Eure Lernkurve und hilft Euch dabei, Euch selbst zu verbessern und schnell Ergebnisse für Euer Unternehmen zu erhalten.

KI-Workshop „Anwendung der KI in Sales-Teams“ biete ich individuell für Unternehmen und auch als Gruppen-Workshop für Einzelpersonen an.

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